Ratgeber · Zahlungsziel

Ratgeber · Debitoren und Liquidität KMU

Kunden zahlen zu spät? 6 Hebel, mit denen KMU ihre Liquidität sofort verbessern

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Die Arbeit ist erledigt, die Rechnung verschickt, und trotzdem ist das Konto leer. Offene Rechnungen sind Geld, das dir gehört, aber noch nicht zur Verfügung steht. Mit sechs einfachen Hebeln verkürzt du die Zeit bis zum Zahlungseingang, und mit einem 13-Wochen-Plan siehst du, was jeder Hebel bringt.

Warum offene Debitoren deine Liquidität auffressen

In der Erfolgsrechnung zählt ein Auftrag als Umsatz, sobald du ihn verrechnet hast. Auf dem Konto zählt er erst, wenn der Kunde bezahlt. Dazwischen liegen das Zahlungsziel, die interne Freigabe beim Kunden und manchmal einfach Vergesslichkeit. Deine eigenen Ausgaben warten in dieser Zeit nicht: Löhne, Miete, Lieferanten und Versicherungen laufen weiter.

Je grösser der Anteil offener Rechnungen, desto mehr Arbeit hast du faktisch vorfinanziert. Solange alle pünktlich zahlen, fällt das kaum auf. Kritisch wird es, wenn ein grosser Kunde zwei oder drei Wochen später zahlt als erwartet und genau in diese Zeit ein Lohnlauf oder eine MWST-Zahlung fällt. Den Unterschied zwischen Umsatz und Kontostand erklärt auch der Artikel Liquidität vs. Gewinn.

Die gute Nachricht: Bei den Zahlungseingängen hast du mehr Einfluss als bei vielen Kosten. Die folgenden sechs Hebel lassen sich einzeln einsetzen und kosten meist nur etwas Konsequenz.

Zahlungsfristen kürzen: 30, 20 oder 10 Tage, und wie du das kommunizierst

Hebel 1: Kürzere Zahlungsfrist

Viele KMU übernehmen die Zahlungsfrist aus einer alten Vorlage, ohne je darüber nachzudenken. Dabei ist die Frist eine Vereinbarung, die du aktiv wählen kannst. Eine kürzere Frist bringt das Geld früher auf dein Konto, ohne dass du einen Franken mehr verkaufst.

• 30 Tage: üblich bei grösseren Firmenkunden mit fixen Zahlungsläufen. Wenn du hier kürzen willst, kläre vorher, wann der Kunde intern zahlt.
• 20 Tage: ein guter Mittelweg für Stammkunden und kleinere Firmen.
• 10 Tage: sinnvoll bei Privatkunden, Kleinaufträgen und neuen Kunden, deren Zahlungsverhalten du noch nicht kennst.

Wichtig ist die Kommunikation. Lege die Frist bereits in der Offerte oder in deinen AGB fest, nicht erst auf der Rechnung. Bei bestehenden Kunden hilft ein kurzer, sachlicher Hinweis, zum Beispiel: «Ab dem 1. des nächsten Monats stellen wir unsere Rechnungen mit einer Zahlungsfrist von 20 Tagen aus. Vielen Dank für das Verständnis.» Schreibe auf die Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum statt nur «30 Tage netto». Ein Datum ist eindeutig und wird eher eingehalten.

Anzahlungen, Teilrechnungen und QR-Rechnung als Beschleuniger

Hebel 2: Anzahlung bei Auftragserteilung

Bei grösseren Aufträgen, Materialeinkauf oder Projekten über mehrere Wochen ist eine Anzahlung naheliegend. Das senkt dein Risiko und finanziert den Start des Auftrags. Beispiel: Bei einem Auftrag über CHF 10'000 verlangst du einen Teil davon bei Auftragserteilung. Wie gross dieser Teil ist, entscheidest du je nach Branche und Kunde. Wichtig ist, dass er in der Offerte steht.

Hebel 3: Teilrechnungen nach Etappen

Statt am Ende eines dreimonatigen Projekts eine grosse Rechnung zu stellen, verrechnest du nach definierten Etappen oder monatlich nach Aufwand. So verteilt sich der Geldeingang über die Projektdauer, und eine verspätete Zahlung trifft dich weniger hart.

Hebel 4: Sofort und fehlerfrei fakturieren, mit QR-Rechnung

Jeder Tag zwischen Leistung und Rechnung verlängert die Wartezeit. Stelle Rechnungen am Tag der Lieferung oder des Projektabschlusses aus, nicht gesammelt am Monatsende. Die QR-Rechnung ist in der Schweiz der Standard: Der Kunde scannt den QR-Code im E-Banking, Betrag und Referenz sind korrekt übernommen, und du kannst Zahlungseingänge dank Referenz leichter zuordnen. Prüfe vor dem Versand die Rechnungsadresse, die Bestellnummer des Kunden und die Ansprechperson. Fehlende Angaben sind ein häufiger Grund, warum Rechnungen in der Buchhaltung des Kunden liegen bleiben.

Hebel 5: Skonto, wenn es sich rechnet

Ein Skonto belohnt schnelle Zahler, zum Beispiel ein kleiner Abzug bei Zahlung innert 10 Tagen. Das kostet Marge. Setze Skonto deshalb gezielt ein, etwa in Monaten, in denen dein Plan einen engen Punkt zeigt, und nicht als Standard für alle.

Freundlich, aber konsequent mahnen: ein einfacher Mahnrhythmus

Hebel 6: Ein fixer Mahnrhythmus

Die meisten verspäteten Zahlungen sind keine böse Absicht, sondern liegen in einem Stapel. Ein klarer Rhythmus sorgt dafür, dass du nachfasst, ohne jedes Mal neu zu überlegen. Ein Beispiel, das du an deine Kunden anpassen kannst:

1. Fälligkeit + 3 Tage: freundliche Zahlungserinnerung per E-Mail mit Rechnung als PDF im Anhang. Ton: «Vielleicht ist unsere Rechnung untergegangen.»
2. Fälligkeit + 14 Tage: 1. Mahnung mit neuer, kurzer Frist (zum Beispiel 10 Tage) und klarem Datum.
3. Fälligkeit + 30 Tage: Telefonanruf bei der zuständigen Person, danach 2. Mahnung schriftlich. Oft klärt ein Anruf mehr als drei Briefe.
4. Danach: entscheiden, ob du eine Ratenzahlung vereinbarst, weitere Aufträge stoppst oder rechtliche Schritte prüfst.

Trage die Mahntermine direkt in deinen Kalender ein, sobald eine Rechnung fällig wird. Zu Verzugszins, Mahngebühren und Betreibung gibt es rechtliche Rahmenbedingungen. Was in deinem Fall zulässig und sinnvoll ist, hängt auch von deinen Vereinbarungen ab. Kläre das im Zweifel mit einer Fachperson, bevor du Gebühren verlangst.

Die Wirkung im Liquiditätsplan sichtbar machen: Szenario «Kunde zahlt 30 Tage später»

Ob ein Hebel wichtig ist, siehst du erst im Wochenplan. Dort planst du Kundenzahlungen in der Woche des erwarteten Eingangs, nicht in der Woche der Rechnung. Ein vereinfachtes Beispiel mit hypothetischen, runden Beträgen:

• Kontostand zu Beginn: CHF 20'000, selbst gesetzte Min-Cash-Schwelle: CHF 10'000
• Laufende Zahlungseingänge: CHF 4'000 pro Woche, laufende Ausgaben: CHF 5'000 pro Woche
• Lohnlauf in Woche 4: zusätzlich CHF 10'000
• Grosse Kundenrechnung über CHF 15'000, erwartet in Woche 3

Im Szenario zahlt der Kunde 30 Tage später, also rund vier Wochen, und die CHF 15'000 kommen erst in Woche 7.

Am Ende von Woche 8 ist der Kontostand in beiden Fällen gleich. Im Monatsvergleich sähe also alles gut aus. Im Wochenplan dagegen fallen drei Wochen unter die Schwelle, ausgerechnet rund um den Lohnlauf. Genau diese Lücke zeigt der Wochenraster, und genau hier setzen die Hebel an: eine Teilrechnung in Woche 1, eine Erinnerung am Tag nach der Fälligkeit oder eine Anzahlung beim nächsten Auftrag.

So baust du das Szenario mit dem Cashklar Starter nach: Speichere eine Kopie deiner Datei als Szenario, verschiebe im Tab mit den 13 Wochen den Betrag des Kunden um vier Wochen nach hinten und vergleiche im Dashboard Tiefpunkt und Wochen unter Min-Cash. Warum der Wochenhorizont dafür besser geeignet ist als eine Monatsübersicht, liest du in 13 Wochen Cashflow Excel.

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