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Ratgeber · Liquidität planen für Selbständige

Liquiditätsplanung für Freelancer: Unregelmässiges Einkommen im Griff, ohne Buchhaltungs-Software

de-CH · Planungshilfe · Keine Steuer- oder Finanzberatung

Ein Monat mit drei Projekten, dann zwei Monate Funkstille: Wenn du als Freelancer oder mit einer Einzelfirma arbeitest, kennst du das Auf und Ab auf dem Konto. Für eine brauchbare Liquiditätsplanung brauchst du keine teure Software. Eine einfache Excel-Tabelle, ein paar feste Regeln und ein Termin pro Woche genügen.

Das Freelancer-Problem: Umsatz schwankt, Fixkosten nicht

Deine Einnahmen hängen an Aufträgen, Rechnungsterminen und daran, wann Kunden zahlen. Deine Ausgaben dagegen sind erstaunlich regelmässig: Miete für Wohnung und vielleicht Atelier oder Coworking, Krankenkasse, Telefon, Software-Abos, Versicherungen und dein eigener Lebensunterhalt. Das führt zu einem typischen Muster: In guten Monaten fühlt sich das Konto voll an, und in schwachen Monaten wird es plötzlich knapp.

Das Problem ist selten zu wenig Umsatz über das ganze Jahr, sondern der falsche Zeitpunkt. Ein Plan, der nur auf den Jahresumsatz schaut, hilft deshalb wenig. Sinnvoller ist ein Blick in Wochen: Wann kommt welches Geld herein, wann geht welches hinaus, und wo wird es eng? Warum das Wochenraster mehr zeigt als eine Monatsübersicht, erklärt der Artikel 13 Wochen Cashflow Excel.

Die drei grossen «Überraschungen»: Steuern, AHV-Akonto, Ferien- und Krankheitsausfall

Drei Posten sorgen bei Selbständigen immer wieder für Stress, obwohl sie absehbar sind:

1. Steuern

Als Selbständige zahlst du deine Einkommenssteuern selbst, niemand zieht sie dir vom Lohn ab. Viele Kantone stellen provisorische Rechnungen oder Raten in Rechnung, die definitive Veranlagung folgt oft deutlich später. Wie das in deinem Kanton geregelt ist, siehst du auf den Unterlagen deiner Steuerverwaltung. Für die Planung zählt: Lege einen Teil jeder Einnahme laufend zurück, statt auf die Rechnung zu warten.

2. AHV-Akontobeiträge

Die Ausgleichskasse stellt dir als Selbständige Akontobeiträge in Rechnung, die auf deinem geschätzten Einkommen beruhen. Später wird definitiv abgerechnet, meist gestützt auf die Steuerveranlagung. Verdienst du mehr als geschätzt, kann eine Nachzahlung fällig werden, die dich ohne Rücklage hart trifft. Es lohnt sich, der Ausgleichskasse Änderungen beim Einkommen zu melden, damit die Akontobeiträge realistisch bleiben. Trage die Zahlungstermine gemäss deiner Rechnung in den Plan ein. Ist deine Firma MWST-pflichtig, gehört auch die MWST-Zahlung in den Plan, mehr dazu im Artikel MWST richtig einplanen.

3. Ferien- und Krankheitsausfall

Angestellte erhalten in den Ferien Lohn. Du nicht. Wenn du drei Wochen weg bist, fehlen drei Wochen Umsatz, und oft verzögern sich danach auch die Zahlungseingänge, weil du in dieser Zeit keine Rechnungen gestellt hast. Dasselbe gilt bei Krankheit oder Unfall. Plane Ferien deshalb als Wochen ohne Einnahmen ein, und prüfe mit einer Fachperson, ob und wie du dich gegen längeren Erwerbsausfall absichern willst.

Privat und Geschäft trennen: Lohn an dich selbst als Planungsgrösse

Der wichtigste Schritt für ruhigere Finanzen ist organisatorisch: ein separates Geschäftskonto. Alle Kundenzahlungen gehen dorthin, alle Geschäftsausgaben ebenfalls. Von diesem Konto zahlst du dir einen festen Betrag aufs Privatkonto, immer am gleichen Tag und immer in gleicher Höhe.

In einer Einzelfirma ist das rechtlich kein Lohn, sondern ein Privatbezug. Für die Planung behandelst du ihn trotzdem wie einen Lohn. Das hat zwei Vorteile: Dein Privatleben wird planbar, und schwankende Umsätze bleiben auf dem Geschäftskonto, wo sie hingehören. Bei einer GmbH oder AG ist der Lohn ein echter Lohn mit Sozialabzügen, das Prinzip für die Planung bleibt dasselbe.

So findest du einen realistischen Betrag: Rechne deine privaten Fixkosten pro Monat zusammen, ergänze einen Betrag für variable Ausgaben und setze den Lohn eher tief an. Läuft es gut, zahlst du dir später einen Bonus aus dem Überschuss, anstatt den festen Betrag zu erhöhen.

Auf dem Geschäftskonto führst du zudem zwei Rücklagen, am einfachsten auf Unterkonten: eine für Steuern und AHV, eine für die MWST, falls du MWST-pflichtig bist. Den Anteil, den du von jeder Kundenzahlung zurücklegst, besprichst du am besten einmal mit deiner Treuhand.

Puffer berechnen: Wie viele Monate Reserve sinnvoll sind

Die Reserve überbrückt flaue Monate, ohne dass du deinen Lohn kürzen oder Rechnungen liegen lassen musst. Als grober Orientierungsrahmen werden oft drei bis sechs Monate genannt. Wichtiger als eine Faustregel ist deine eigene Rechnung:

1. Monatliche Grundlast bestimmen: fester Lohn an dich selbst plus geschäftliche Fixkosten (Miete, Versicherungen, Software, Telefon).
2. Schwankung einschätzen: Wie lang war deine längste Phase ohne nennenswerte Zahlungseingänge in den letzten Jahren?
3. Kundenstruktur prüfen: Hängst du an wenigen grossen Kunden, sollte der Puffer eher grösser sein als bei vielen kleinen.
4. Puffer festlegen: Grundlast mal die Anzahl Monate, die du absichern willst.

Beispiel mit hypothetischen Beträgen: Lohn an dich selbst CHF 5'000, geschäftliche Fixkosten CHF 1'000, Grundlast also CHF 6'000 pro Monat. Wer drei Monate absichern will, braucht CHF 18'000 Reserve. Diese Summe trägst du im Planer als Min-Cash-Schwelle ein. Fällt der geplante Kontostand in einer Woche darunter, siehst du das früh und kannst reagieren: eine Rechnung früher stellen, eine Anzahlung verlangen oder eine Ausgabe verschieben. Konkrete Hebel dafür findest du im Artikel Kunden zahlen zu spät? 6 Hebel.

Solange der Puffer noch nicht erreicht ist, plane ihn als Ziel: jeden Monat einen festen Betrag zusätzlich auf die Seite, bis die Summe steht.

Planung in 4 Wochen starten, mit der Gratis-Vorlage

Du musst nicht mit einem ganzen Jahr beginnen. Starte mit den nächsten vier Wochen, das ist schnell erledigt und zeigt sofort, ob es eng wird. Mit Cashklar Lite geht das in Excel, gratis und offline:

1. Kontostand heute vom Geschäftskonto als Startguthaben eintragen.
2. Min-Cash-Schwelle setzen, zum Beispiel deinen Zielpuffer oder vorerst einen Monat Grundlast.
3. Zuflüsse in der Woche eintragen, in der du die Zahlung realistisch erwartest, nicht in der Woche der Rechnung.
4. Abflüsse erfassen: deinen Lohn unter «Löhne / Sozialversicherungen», Fixkosten, Lieferanten und die Rücklagen für Steuern und AHV unter «Sonst. Ausgaben».
5. Jede Woche 15 Minuten Zeit nehmen: Ist-Kontostand nachtragen, neue Aufträge ergänzen, Plan eine Woche weiterschieben.

So könnte ein Ausschnitt aussehen (hypothetische Beträge, Startguthaben CHF 20'000):

Bei einer Min-Cash-Schwelle von CHF 18'000 zeigt Woche 4 bereits ein Warnsignal. Genau das ist der Nutzen: Du siehst es vier Wochen im Voraus, nicht erst am Tag der AHV-Rechnung. Mehr zur Gratis-Vorlage liest du unter Liquiditätsplan Vorlage kostenlos.

Wenn du merkst, dass vier Wochen zu kurz sind, weil Steuerraten, AHV-Termine oder lange Zahlungsfristen weiter in der Zukunft liegen, lohnt sich der Wechsel auf 13 Wochen. Der Cashklar Starter bietet ein Quartal in Wochenlogik, ein Dashboard mit Tiefpunkt und Wochen unter Min-Cash sowie einen Hebel-Tab für deine Massnahmen.

Shop: Starter kaufen — CHF 49 · Keine Steuer- oder Finanzberatung.